Полезно знать
Как написать пресс-релиз правильно
Пресс-релиз, один из основных PR-документов играет ключевую роль в процессе донесения информации до представителей прессы. Задумывались ли вы когда-нибудь, насколько важно составить пресс-релиз грамотно? К сожалению, не все внимательно относятся к тому, что они пишут и говорят. Иногда достаточно одного слова, чтобы разрушить не только стремление донести некое сообщение до целевой аудитории, но и сильно навредить репутации компании.
Как написать идеальный пресс-релиз
Несколько советов о том, как преподнести информационный повод прессе.
Вы PR-специалист, и вам нужно подготовить пресс-релиз, который бы взорвал общественность. Вы собрали все необходимые факты, подобрали и структурировали материал, и, казалось бы, получился отличный текст. Даже цитата генерального директора о невиданных ранее успехах компании украшает пресс-релиз на самом заметном месте. Но проходит два, три часа, а в поисковиках так и не видно результатов вашей работы... Где же мгновенное тиражирование пресс-релиза всеми on-line порталами? Где долгожданные «выходы» в СМИ, ретвиты и многочисленные комментарии в социальных сетях? Разберем ситуацию, а заодно и возможные ошибки при создании пресс-релиза, чтобы понять, как написать идеальное сообщение для прессы.
Сначала необходимо определить, правильно ли была выбрана тема сообщения. Не секрет, что пресс-релиз рождается из конкретной идеи, цели. Из идеи вырастает тема. Тема в рамках одного пресс релиза не должна пересекаться с другими темами, не должна перетекать из одной в другую. При этом тема должна раскрываться как можно более емко, кратко и ясно.
Еще на стадии продумывания возможного информационного повода следует задать себе вопрос: кому будет интересна эта новость, кто из журналистов заинтересуется ее появлением, кому из них она может быть чем-то полезна. Если в информационном пространстве уже существуют похожие темы, следует внимательно к ним приглядеться, чтобы понять, как лучше «подать» появившуюся тему, чтобы с наибольшей вероятностью заинтересовать вашей информацией не только представителей СМИ, но и широкую общественность, партнеров, заказчиков и инвесторов компании.
Желательно, чтобы ваша «история» легко воспринималась. Хорошо и быстро читаемый пресс-релиз – одно из правил для попадания в поле внимания журналиста. Конечно, многие из них предъявляют весьма высокие, а порой и специфические требования: одни любят, когда пересылаемая им информация является строго персонифицированной, другие предпочитают, чтобы она располагалась на половине листа А4, третьи не терпят прямых ссылок и отправляют в корзину те пресс-релизы, которые не имеют гиперссылок, четвертые предпочитают тратить не более тридцати секунд, чтобы ознакомиться с содержанием текста. Так или иначе, перед отправкой новостного релиза следует уделить особое внимание оптимизации его структуры: проверке наличия заголовка, блока информации о компании и контактных данных пресс-службы, правильному расположению структурных частей, сверке фактических данных и цитат. И, конечно же, перед отправкой пресс-релиза следует убедиться, что в нем отсутствуют стилистические, грамматические и другие ошибки.
При написании пресс-релиза не стоит прибегать к стандартным конструкциям, фразам и каким бы то ни было шаблонам. Поставьте себя на место журналиста, который получает десятый релиз подряд, начинающийся фразой: «Компания.., лидер на рынке…заключила договор о...». Наверное, дальше можно не пояснять.
Также не стоит включать в пресс-релиз все, что вам известно по данному вопросу: не надо придавать «значимость» событию, добавляя уже известные факты в текст вашего сообщения. Но не стоит и излишне «скромничать», скрывая от аудитории потенциально интересные подробности и факты по теме. Кто, как ни PR-специалист или представитель пресс-службы компании лучше всех знаком с деятельностью компании, особенностями продукции и другими важными деталями из жизни предприятия.
Избегайте слов-паразитов, чтобы создать действительно качественный пресс-релиз и заинтересовать СМИ. Ваш действительно интересный информационный повод может остаться без внимания, если вы спрячете его под надоевшими всем шаблонными фразами.
Важным этапом является и сама рассылка подготовленной информации. Можно, конечно, воспользоваться возможностью, которая предоставляется сегодня некоторыми on-line ресурсами – «добавить пресс-релиз бесплатно», но прежде надо понять, будет ли это эффективным. Увидит ли его хоть один представитель вашей целевой аудитории в многочисленных базах пресс-релизов? Ответ очевиден. Намного сложнее «достучаться» до журналиста какого-нибудь серьезного издания, но эффект от ваших стараний в случае успеха будет намного заметнее. Не бойтесь тратить ваше время и силы, чтобы понять, кому конкретно в данный момент может пригодится имеющийся в вашем распоряжении материал, к тому же, когда вы это поймете, будет совсем легко «угодить» даже самому требовательному представителю прессы, который любит, чтобы в адресной строке красовалось его имя.
После рассылки не следует немедленно начинать названивать журналистам, чтобы убедиться, что они получили пресс-релиз. Особенно это касается личных номеров телефонов представителей прессы. Если ваша информация заинтересует, с вами обязательно свяжутся сами, чтобы узнать детали или получить дополнительные информационные или фото-материалы.
И последний совет: практикуйтесь. Только регулярное написание пресс-релизов поможет научиться создавать по-настоящему хорошие, интересные материалы для прессы. Не бойтесь писать. Пусть вначале это будет не очень хорошо получаться. Не забывайте уделять особое внимание деталям и подходите к процессу с вдохновением. Только четкий, продуманный подход к деталям в выстраивании коммуникаций и действительно «вкусная» информация могут гарантировать широкое освещение информационного повода.
Определение пресс-релиза можно найти тут.