Организация пресс мероприятия

Пресс-конференция агентство

Организация пресс-конференции

Пресс-конференция, в нашем понимании, - специально организованная встреча представителей средств массовой информации с организациями, компаниями, персоналиями, проводимая по случаю какого-либо важного события, значимой новости, презентации продуктов, услуг. На пресс-конференции специалисты могут получить детали, комментарии по теме или новости, которые были бы интересны и важны для делового сообщества и широкой общественности, осуществить пресс-подход, обменяться мнениями, познакомиться лично с представителями компании.

Известно, что присутствие бренда в СМИ, степень узнаваемости среди клиентов, бизнес-партнеров и другие заинтересованных лиц способно значительно повысить нематериальную стоимость компании. Один нюанс: СМИ не всегда стоят на стороне компании, не всегда готовы писать хвалебные речи в адрес бренда, поэтому в задачи последнего входит построение доброжелательных отношений с представителями прессы. Хороший способ создания благоприятного имиджа у журналистов - всегда только уникальные, интересные и действительно значимые новости, оперативное реагирование на запросы, максимальная открытость и прозрачность деятельности компании. В этом смысле, пресс-конференция также является не только эффективным инструментом для формирования образа компании, так как в ходе конференции компания может транслировать свои новости и видение, но и может послужить хорошим поводом, чтобы завязать дружбу с представителями СМИ.

Организация пресс-конференции, особенно если вы планируете сделать это самостоятельно, требует значительных усилий. Если у вас нет соответствующего опыта, лучше поручить это специалисту или коммуникационному агентству, которое специализируется на организации пресс-конференций и оказании PR-услуг. Но если же все-таки вы решили организовать мероприятие для прессы своими руками, то ниже вы найдете основные шаги, которые необходимо выполнить. Настоятельно рекомендуем составить чек-лист, в котором будут обозначены шаги, даты, а также ответственные лица. Организовать PR-конференцию самостоятельно одному человеку - невероятно сложная задача, поэтому даже если компания решила выполнять все шаги самостоятельно, лучше создать команду из специалистов, чтобы успеть выполнить все работы качественно и успеть в срок.

Как организовать пресс-конференцию

1. Определите цель пресс-конференции, то есть на журналистском языке – информационный повод. Это может быть презентация достижений компании, важных для большого количества людей; передача некой срочной информации, новости; пояснения для успокоения общественности, когда вокруг компании сложилась некая сложная ситуация. Цель может быть и другая, но в любом случае она определяет основную тему пресс-конференции, которая будет указана в пресс-релизе.

2. Определите круг СМИ, которых вы хотите пригласить. Если ваши сообщения направлены преимущественно на бизнес-аудиторию, собирайте деловую прессу. Если вам нужно повлиять на точку зрения населения, приглашайте более массовые издания, телеканалы и сайты. 3.Назначьте время и место проведения пресс-конференции. Сначала узнайте о том, какие крупные мероприятия, интересные прессе, будут в ближайшее время, – ваша встреча не должна пересекаться с ними, иначе вы рискуете не собрать аудиторию. Еще один важный момент, чтобы событие с тем же информационным поводом не произошло раньше вашего. Если ваши сообщения имеют новостной характер, постарайтесь организовать пресс-конференцию незадолго до выхода свежей печатной прессы.

4. Составьте и разошлите пресс-релизы. Это нужно сделать за несколько дней до пресс-конференции, а накануне мероприятия неплохо обзвонить приглашенные СМИ, чтобы напомнить о встрече и точно знать, кто будет. В пресс-релизах укажите основную суть пресс-конференции, спикеров, время и место проведения, а также контактное лицо и номер телефона для уточняющих вопросов. Если необходима аккредитация СМИ, обязательно укажите это в пресс-релизе вместе с перечнем данных, которые требуются для аккредитации. И не забывайте, что заголовок и подзаголовок пресс-релиза должны «цеплять» и заинтриговывать.

5. Определите выступающих. Рекомендуется не более трех ньюсмейкеров, которыми должны стать представители руководства компании и наиболее компетентные в обсуждаемом вопросе сотрудники из числа менеджеров. Очень важно заранее подготовить спикеров, если у них нет опыта общения с прессой. Нужно проработать чисто формальные вещи, такие как внешний вид и особенности выступления на камеру, и принципиальные: что следует сказать в первую очередь, о чем вовсе не следует говорить, как отвечать на неудобные вопросы.

6. Выберите ведущего пресс-конференции. Он поприветствует журналистов, представит выступающих и передаст им слово, задаст вопрос, если возникнет заминка, пояснит или дополнит слова руководства, если они будут недостаточны или непонятны журналистам, он же призван сглаживать острые ситуации. Если пресс-конференция будет показана по телевизору, модератором должен стать профессиональный телеведущий, умеющий поддержать динамизм беседы, предоставить слово каждому, столкнуть мнения и при этом сохранить конструктивный характер разговора.

7. После пресс-конференции разошлите пост-релизы, включая те СМИ, которые по тем или иным причинам не пришли. Вполне вероятно, что и они, на основе предоставленной вами информации об основных вопросах и итогах встречи, решат осветить данное событие.

Что подготовить для пресс-конференции

Помещение. В помещении, где будет пресс-конференция, должно быть достаточно стульев для прессы, отдельные места для выступающих, хорошее освещение (это важно для телекамер), вентиляция, свободное место для установки камер, розетки и удлинители. На столах, где разместятся выступающие, должны быть микрофоны, таблички с указанием полного имени и должности каждого, минеральная вода. Приветствуется баннер с фирменным логотипом позади спикеров. Если во время пресс-конференции будет показана презентация, то нужно установить всю необходимую для нее технику.

Документы. Каждому журналисту должны быть предоставлены актуальные материалы, желательно собранные в пресс-папку, оформленную в фирменном стиле. К таким документам относятся тезисы выступлений, справочная информация, статистические данные и инфографика, можно приложить к ним и рекламные (промо) материалы. Будет хорошим тоном, если в папку вы вложите фирменный блокнот с ручкой и флешку с презентацией (если она предусмотрена). Журналистам также нужно заранее выдать бейджи, особенно если мероприятие требует аккредитации.

Кейтеринг. Обычно пресс-конференция длится порядка 40 минут. Но если вы рассчитываете на более длительное мероприятие, а также если дорога к месту его проведения занимает у журналистов много времени, позаботьтесь о закуске. Возможно, уместен кофе-брейк, организованный в соседнем помещении, или же понадобится шведский стол, либо бизнес-ланч с выбором блюд. Хорошо, если там, где вы проводите пресс-конференцию, есть столовая или кафе, где качественно готовят, – в этом случае можно договориться об аренде. В ином случае необходимо заранее подыскать кейтеринговую компанию или предприятие общепита, которое готово обеспечить ваше мероприятие готовой пищей, посудой, мебелью и обслуживающим персоналом.

Пресс-конференция агентство

Если ваша компания хочет провести пресс-конференцию, лучше доверить организацию пресс-конференции надежной компании, которая имеет опыт в проведении пресс- и пиар-мероприятий. Как правило, агентства имеют широкие связи с различными площадками, обустроенными специально под пресс-event, знают самых "опытных" и "выгодных" подрядчиков по организации кейтеринга, поставке специального оборудования, могут подсказать хороших модераторов мероприятий и переводчиков. Поскольку важным показателем эффективности пресс-конференции является количество присутствующих на ней журналистов, то личное знакомство с представителями различных СМИ, которых можно пригласить на мероприятие, а также широкие медиа-базы по разным отраслям - важный фактор, который также говорит в пользу обращения в специализированное агентство за услугой проведение пресс-конференции. Специалисты нашего коммуникационного агентства готовы не только составить базу для приглашения журналистов на пресс-мероприятие, но и подготовить пресс-материалы - пресс-релиз, пресс-кит (пресс-папку), пост-релиз, а также составить сценарий мероприятия, концепцию его организации, разослать приглашения, найти модератора.

Мы готовы ответить на все интересующие вас вопросы по телефону: +7 (495) 669 50 61.

Организация пресс мероприятия

Пресс-конференция агентство

Организация пресс-конференции

Пресс-конференция, в нашем понимании, - специально организованная встреча представителей средств массовой информации с организациями, компаниями, персоналиями, проводимая по случаю какого-либо важного события, значимой новости, презентации продуктов, услуг. На пресс-конференции специалисты могут получить детали, комментарии по теме или новости, которые были бы интересны и важны для делового сообщества и широкой общественности, осуществить пресс-подход, обменяться мнениями, познакомиться лично с представителями компании.

Известно, что присутствие бренда в СМИ, степень узнаваемости среди клиентов, бизнес-партнеров и другие заинтересованных лиц способно значительно повысить нематериальную стоимость компании. Один нюанс: СМИ не всегда стоят на стороне компании, не всегда готовы писать хвалебные речи в адрес бренда, поэтому в задачи последнего входит построение доброжелательных отношений с представителями прессы. Хороший способ создания благоприятного имиджа у журналистов - всегда только уникальные, интересные и действительно значимые новости, оперативное реагирование на запросы, максимальная открытость и прозрачность деятельности компании. В этом смысле, пресс-конференция также является не только эффективным инструментом для формирования образа компании, так как в ходе конференции компания может транслировать свои новости и видение, но и может послужить хорошим поводом, чтобы завязать дружбу с представителями СМИ.

Организация пресс-конференции, особенно если вы планируете сделать это самостоятельно, требует значительных усилий. Если у вас нет соответствующего опыта, лучше поручить это специалисту или коммуникационному агентству, которое специализируется на организации пресс-конференций и оказании PR-услуг. Но если же все-таки вы решили организовать мероприятие для прессы своими руками, то ниже вы найдете основные шаги, которые необходимо выполнить. Настоятельно рекомендуем составить чек-лист, в котором будут обозначены шаги, даты, а также ответственные лица. Организовать PR-конференцию самостоятельно одному человеку - невероятно сложная задача, поэтому даже если компания решила выполнять все шаги самостоятельно, лучше создать команду из специалистов, чтобы успеть выполнить все работы качественно и успеть в срок.

Как организовать пресс-конференцию

1. Определите цель пресс-конференции, то есть на журналистском языке – информационный повод. Это может быть презентация достижений компании, важных для большого количества людей; передача некой срочной информации, новости; пояснения для успокоения общественности, когда вокруг компании сложилась некая сложная ситуация. Цель может быть и другая, но в любом случае она определяет основную тему пресс-конференции, которая будет указана в пресс-релизе.

2. Определите круг СМИ, которых вы хотите пригласить. Если ваши сообщения направлены преимущественно на бизнес-аудиторию, собирайте деловую прессу. Если вам нужно повлиять на точку зрения населения, приглашайте более массовые издания, телеканалы и сайты. 3.Назначьте время и место проведения пресс-конференции. Сначала узнайте о том, какие крупные мероприятия, интересные прессе, будут в ближайшее время, – ваша встреча не должна пересекаться с ними, иначе вы рискуете не собрать аудиторию. Еще один важный момент, чтобы событие с тем же информационным поводом не произошло раньше вашего. Если ваши сообщения имеют новостной характер, постарайтесь организовать пресс-конференцию незадолго до выхода свежей печатной прессы.

4. Составьте и разошлите пресс-релизы. Это нужно сделать за несколько дней до пресс-конференции, а накануне мероприятия неплохо обзвонить приглашенные СМИ, чтобы напомнить о встрече и точно знать, кто будет. В пресс-релизах укажите основную суть пресс-конференции, спикеров, время и место проведения, а также контактное лицо и номер телефона для уточняющих вопросов. Если необходима аккредитация СМИ, обязательно укажите это в пресс-релизе вместе с перечнем данных, которые требуются для аккредитации. И не забывайте, что заголовок и подзаголовок пресс-релиза должны «цеплять» и заинтриговывать.

5. Определите выступающих. Рекомендуется не более трех ньюсмейкеров, которыми должны стать представители руководства компании и наиболее компетентные в обсуждаемом вопросе сотрудники из числа менеджеров. Очень важно заранее подготовить спикеров, если у них нет опыта общения с прессой. Нужно проработать чисто формальные вещи, такие как внешний вид и особенности выступления на камеру, и принципиальные: что следует сказать в первую очередь, о чем вовсе не следует говорить, как отвечать на неудобные вопросы.

6. Выберите ведущего пресс-конференции. Он поприветствует журналистов, представит выступающих и передаст им слово, задаст вопрос, если возникнет заминка, пояснит или дополнит слова руководства, если они будут недостаточны или непонятны журналистам, он же призван сглаживать острые ситуации. Если пресс-конференция будет показана по телевизору, модератором должен стать профессиональный телеведущий, умеющий поддержать динамизм беседы, предоставить слово каждому, столкнуть мнения и при этом сохранить конструктивный характер разговора.

7. После пресс-конференции разошлите пост-релизы, включая те СМИ, которые по тем или иным причинам не пришли. Вполне вероятно, что и они, на основе предоставленной вами информации об основных вопросах и итогах встречи, решат осветить данное событие.

Что подготовить для пресс-конференции

Помещение. В помещении, где будет пресс-конференция, должно быть достаточно стульев для прессы, отдельные места для выступающих, хорошее освещение (это важно для телекамер), вентиляция, свободное место для установки камер, розетки и удлинители. На столах, где разместятся выступающие, должны быть микрофоны, таблички с указанием полного имени и должности каждого, минеральная вода. Приветствуется баннер с фирменным логотипом позади спикеров. Если во время пресс-конференции будет показана презентация, то нужно установить всю необходимую для нее технику.

Документы. Каждому журналисту должны быть предоставлены актуальные материалы, желательно собранные в пресс-папку, оформленную в фирменном стиле. К таким документам относятся тезисы выступлений, справочная информация, статистические данные и инфографика, можно приложить к ним и рекламные (промо) материалы. Будет хорошим тоном, если в папку вы вложите фирменный блокнот с ручкой и флешку с презентацией (если она предусмотрена). Журналистам также нужно заранее выдать бейджи, особенно если мероприятие требует аккредитации.

Кейтеринг. Обычно пресс-конференция длится порядка 40 минут. Но если вы рассчитываете на более длительное мероприятие, а также если дорога к месту его проведения занимает у журналистов много времени, позаботьтесь о закуске. Возможно, уместен кофе-брейк, организованный в соседнем помещении, или же понадобится шведский стол, либо бизнес-ланч с выбором блюд. Хорошо, если там, где вы проводите пресс-конференцию, есть столовая или кафе, где качественно готовят, – в этом случае можно договориться об аренде. В ином случае необходимо заранее подыскать кейтеринговую компанию или предприятие общепита, которое готово обеспечить ваше мероприятие готовой пищей, посудой, мебелью и обслуживающим персоналом.

Пресс-конференция агентство

Если ваша компания хочет провести пресс-конференцию, лучше доверить организацию пресс-конференции надежной компании, которая имеет опыт в проведении пресс- и пиар-мероприятий. Как правило, агентства имеют широкие связи с различными площадками, обустроенными специально под пресс-event, знают самых "опытных" и "выгодных" подрядчиков по организации кейтеринга, поставке специального оборудования, могут подсказать хороших модераторов мероприятий и переводчиков. Поскольку важным показателем эффективности пресс-конференции является количество присутствующих на ней журналистов, то личное знакомство с представителями различных СМИ, которых можно пригласить на мероприятие, а также широкие медиа-базы по разным отраслям - важный фактор, который также говорит в пользу обращения в специализированное агентство за услугой проведение пресс-конференции. Специалисты нашего коммуникационного агентства готовы не только составить базу для приглашения журналистов на пресс-мероприятие, но и подготовить пресс-материалы - пресс-релиз, пресс-кит (пресс-папку), пост-релиз, а также составить сценарий мероприятия, концепцию его организации, разослать приглашения, найти модератора.

Мы готовы ответить на все интересующие вас вопросы по телефону: +7 (495) 669 50 61.