Полезно знать

15.05.2014

Основные этапы подготовки к выставке можно представить так:

  • анализ целей и задач выставки
  • создание концепции представления продуктов, услуг вашей компании
  • выбор площадки для проведения мероприятий
  • планирование затрат и эффектиновсти
  • разработка визуальной концепции выставки (выбор общей стилистики стенда, разработка дизайн-макета стенда, выставочных материалов)
  • изготовление выставочного оборудования
  • подготовка информационных материалов: технических описаний, прайс-листов, пресс релиз выставки, каталогов, брошюр, флайеров, лисовок, папок стендистов, анкет посетителей, визиток и др.
  • подготовка промо- и рекламных материалов
  • создание фирменного стиля формы для участников выставки, разработка бейджей
  • тренинги для участников выставочного мероприятия
  • создание и реализация плана PR-поддержки в СМИ, информирование партнеров, рассылка приглашений на выставки
  • подготовка партнерских мероприятий в рамках выставки
  • организация участия в выставке
  • фиксирование результатов выставки (фото- и видеосъемка)
  • анализ результатов

Залогом успеха при подготовке к любому мероприятию может служить грамотно составленный чек-лист (check-list), в котором должны быть не только указаны пункты, которые необходимо реализовать, но и должны быть указаны точные сроки, ответственные лица и предусмотрены кризисные действия при неблагоприятном течении событий - то есть, возможные запасные варианты на случай срыва основного плана.

Чек-лист должен быть донесен до исполнителей, утвержден руководством и согласован со всеми участниками и организаторами мероприятия. Важно, чтобы отчет о результатах подготовки к выставочному мероприятию доводился до одного лица, в чьи компетенции входит непосредственная организация мероприятия. Также немаловажно грамотное построение информационного обеспечения процесса организации мероприятия, поскольку отсутствие налаженной связи между участниками может приводить к нежелательным последствиям, исправить которые в момент их выявления бывает довольно сложно, а иногда и совсем поздно.

С особенностями организации выставок можно более подробно ознакомиться в нашем материале.


Что вы планируете заказать на аутсорсе в 2017году