Полезно знать

18.11.2015

Понятие информационное сопровождение мероприятия или деятельности компании или предприятия может использоваться в нескольких смыслах. Но целью информационного сопровождения практически всегда является создание "информационного шума" в интернете и off-line СМИ и других источниках, посредством которых можно передать информацию потенциальному потребителю.

Продвижение того или иного бизнес проекта, услуги немыслимо без хоть небольшой истории, легенды. Развитие средств массовой коммуникации значительно увеличили количество и качество инструментов для передачи информации целевой аудитории, соответственно серьезно изменило характер и природу информационного сопровождения проекта/продукта/мероприятия в бизнес-среде.

В узком смысле слова под информационным сопровождением понимается использование традиционных СМИ в качестве основного канала для создания образа компании, информирования потребителей о продукте или услуге, рассказе о мероприятии и др., тогда речь будет идти об использовании классических PR-инструментов. К примеру, если речь идет об информационном сопровождении мероприятия какой-либо госструктуры, то наиболее приемлемым будет именно этот способ оповещения общественности. Если повод значительный можно пригласить представителей печатных и онлайн официальных СМИ на пресс-конференцию или в пресс-тур. Если повод менее значительный, достаточно будет использовать традиционный для госструктур инструмент - пресс-релиз.

Информационное сопровождение

В более широком понимании информационное сопровождение - использование всех имеющихся в распоряжении компании каналов для создания образа и информирования потребителей о товарах и услугах. Этот тип информационного сопровождения особенно характерен для FMCG, ритейла и компаний из B2C-сегмета, где продавцы готовы использовать любые средства, только чтобы привлечь внимание потребителя к себе: специальные мероприятия, например, клиентские вечеринки, пиар-акции, промо-акции, выставки, дайджест новостей на сайте и e-mail рассылки, программы лояльности, использование наряду с традиционными СМИ нью-медиа - соц.сети, блоги, онлайн платформы, приложения и др.

Как и любой PR-проект, информационное сопровождение подразделяется на этапы: стратегия (постановка целей, задач, KPI), реализация, оценка эффективности и корректировка. Представить процесс (описан типичный проект) более детально можно так:

Информационное сопровождение проекта, как правило, включает в себя:

  • определение целевых аудиторий и приоритетных каналов коммуникации
  • медиапланирование
  • подготовку новостных поводов, райтинг пресс-материалов
  • инициирование публикаций в СМИ
  • подготовку PR- и промо-акций
  • разработку и проведение отраслевых и региональных PR-кампаний;
  • подготовку и проведение пресс-мероприятий: пресс-туры, пресс-ланчи, пресс-конференции и брифинги и т.д.
  • информационную кампанию в социальных сетях (SMO)
  • подготовку и проведение видеоконференций, вебинаров
  • пресс-клиппинг и анализ результатов информационной кампании

  • Основная задача PR-технолога в рамках информационной кампании - структурировать и направить поток информации о проекте, чтобы получить необходимый эффект. Для этого этого необходимо своевременно выявить ключевые информационные поводы или инициировать их, собрать информацию и переработать ее в том ключе, в котором она должна быть представлена журналистам и широкой общественности, распространить материалы для СМИ и инициировать их публикацию либо замотивировать журналистов на создание авторских материалов, раскрывающих ключевое информационное сообщение.

    Для этого при организации информационного сопровождения необходимо заранее подготовить:

    • пресс-релизы и заготовки новостей
    • информационные материалы, которые помогут в создании статей (экспертные мнения, интервью)
    • сценарии (рекламных роликов, промо-акций, презентаций и других событий)
    • легенды для работы в социальных сетях и блогах
      PR-сопровождение проектов или отдельных мероприятий – это комплекс действий, направленных на управление имиджем проекта в целях формирования правильного восприятия компании, бренда, продукта целевой аудиторией.

      PR-сопровождение, осуществляемое в соответствии со стратегическими и маркетинговыми целями проекта, имеет целью обеспечение максимально полного и длительного присутствия проекта в информационном поле.

      Вся работа по информационному и PR-сопровождению делится на три больших этапа: «работа до», «работа на» и «работа после» мероприятия. В организации PR-сопровождения можно выделить следующие основные задачи для PR-технолога:

      • анализ информационной и маркетинговой ситуации (совместно с маркетологом);
      • взаимодействие с представителями прессы, организация пресс-конференций, выходов в СМИ.
      • определение коммуникационной стратегии, создание концепции PR сопровождения;
      • разработка сценарного плана, подготовительные и административные работы;
      • проведение запланированных мероприятий;
      • анализ эффективности мероприятия;
      • составление рекомендаций по дальнейшему сопровождения;
      • подготовка отчета по итогам проделанной работы.

      Подготовительный этап включает в себя, прежде всего, анализ ситуации на текущий момент, постановку цели, задач и определение желаемых эффектов от мероприятий.

      После того, как цели и задачи согласованы, прописывается программа и подробный план-график с распределением ролей и разделением сфер ответственности.

      Административный этап, следующий за подготовительным – один из самых трудоёмких. Он стартует, как правило, не позже, чем за месяц до готовящегося события. На этом этапе необходимо проконтролировать выбор и оснащение помещения, наличие и исправность необходимой техники, которая понадобится для выступлений, достаточного количества мест, продумать навигацию для участников и гостей мероприятия и т.п.; составить список приглашенных лиц, подготовить и отследить рассылку приглашений; подготовить сотрудников, отвечающих за встречу гостей и общение с журналистами; при необходимости – обеспечить грамотного переводчика для иностранных гостей; пройти все этапы согласования; проконтролировать изготовление полиграфической и сувенирной продукции – в общем, учесть тысячу разных мелочей.

      Параллельно с административным этапом проводится работа с представителями медиа. Это один из наиболее важных пунктов подготовки, т.к. от него зависит то, в каком свете увидит ваше мероприятие широкая аудитория СМИ (или же не увидит вообще, если здесь грамотно и вовремя не сработает PR-технолог). На данном этапе необходимо выполнить несколько важных действий: 1) составить медиа-базу потенциально заинтересованных СМИ, подготовить и разослать анонсирующий пресс-релиз, получить обратную связь от журналистов; 2) организовать аккредитацию представителей СМИ; 3) подготовить пакет сопроводительных материалов для прессы; организовать комфортные условия для работы журналистов и возможность их общения с ключевыми персонами вашего мероприятия; 4) проконтролировать и, если необходимо, осуществить совместную работу над выходом материалов; уточнить сроки выходов; подготовить пресс-клиппинг.

      После того, как PR-событие состоялось, наступает завершающий этап, который включает в себя анализ эффективности PR-сопровождения, подготовку отчета и стратегии дальнейшей информационной работы.

      Оценка эффективности проводится стандартными методами. Однако, для того, чтобы отследить динамику ситуации, во время информационной кампании необходимо проводить ежедневный мониторинг СМИ и интернет-ресурсов. Также для выявления эмоционального контекста можно провести контент-анализ. Если сотрудники компании-заказчика не владеют такими навыками, стоит обратиться за помощью к профессионалам коммуникационного агентства.


    Что вы планируете заказать на аутсорсе в 2017году