Полезно знать

14.05.2013

Предназначение пресс-службы (press-office). Внешняя пресс-служба как эффективная модель взаимодействия с общественностью.

Создание положительного имиджа организации – политической, коммерческой или общественной – крайне важно для ее поддержания и успешного развития. Эффективным имиджмейкером может выступать профессиональная команда в виде пресс-службы или PR-отдела, включенная в структуру организации или нанятая (внешняя). Крупные компании, нуждающиеся в грамотном пиаре, вряд ли могут сегодня обойтись без услуг пресс-службы, особенно, если стоящие перед ними маркетинговые цели определены и в жизни компании намечаются важные перемены или события.

внешняя пресс служба

Пресс-служба осуществляет взаимодействие представляемой ею организации со средствами массовой информации. Главная задача пресс-службы – обеспечить информирование целевой аудитории в разного рода СМИ о деятельности организации. При этом информация должна быть наиболее полной, достоверной, доходчивой и освещающей последние события в жизни компании. Работа пресс-службы направлена на то, чтобы данные о ее учреждении в средствах массовых коммуникаций (сегодня под понятием СМК понимаются как печатные, так и онлайн источники информации, включая те, которые не являются официальными средствами массовой информации, но по значению и количеству посетителей играют важное значение среди источников информации, к таким, к примеру, можно отнести LiveJournal, Живой Журнал или ЖЖ) носили желательный характер, тесно отражали бы PR-концепцию и маркетинговую стратегию компании, привлекали бы внимание общественности, клиентов, партнеров и инвесторов к наиболее важным для компании событиям и новостям и уводили бы любопытные взгляды от "слабых" мест бренда.

Организация деятельности пресс-службы может иметь несколько вариантов в зависимости от интересов компании.

пресс служба

Во-первых, пресс-служба может существовать как самостоятельное подразделение компании и выполнять широкий набор задач в области связей с общественностью, в том числе по PR-сопровождению: подготовке PR-акций, разработке рекламных буклетов, проведению внутрикорпоративных мероприятий и т.д. Во-вторых, пресс-служба может являться частью PR-подразделения организации, в этом случае задачи пресс-службы ограничиваются работой со СМИ. В-третьих, организация пресс-службы в структуре компании может быть заменена на привлечение аутсорсинговой фирмы. Внешняя пресс-служба выполняет тот круг задач, который утвержден контрактом между ней и обслуживаемой организацией.

Структура и функции пресс-службы

Пресс-служба, собственная или внешняя, традиционно включает несколько подразделений, каждое из которых выполняет ряд специфических задач.

Функции отдела мониторинга, аналитической обработки информации

- Аналитика материалов СМИ, содержащих информацию о данной организации, интересующей сфере бизнеса, конкурентах и партнерах.

- Реагирование на информацию в СМИ по результатам мониторинга, при необходимости выступление с опровержениями, внесение корректив и дополнений для более адекватной передачи информации.

- Анализ проведения пресс- и других мероприятий.

- Подготовка отчетов о проведенном аудите и представление их руководству компании.

Функции отдела оперативной работы с журналистами.

- Организация взаимодействия со СМИ, урегулирование спорных вопросов между СМИ и компанией.

- Проведение пресс-конференций, организация интервью, информационных встреч с журналистами, брифингов.

- Предоставление информации по запросам журналистов в устной и письменной форме в соответствии с Законом о СМИ.

- Подготовка пресс-релизов и других материалов для СМИ (пресс-папки, биографии, фото-, аудио- и видеоматериалы).

- Организация и проведение пресс-туров: встреч с журналистами в других городах и странах для расширения информационного поля компании.

- Составление базы СМИ, пресс-досье с информацией о ведущих журналистах, освещающих работу компании и соответствующую сферу общественной или экономической жизни.

3. Функции отдела взаимодействия с политическими и общественными организациями.

Разработка и проведение совместных мероприятий, встреч, совещаний, благотворительных акций с целью создания эффективных отношений с интересующими сторонами и высокого статуса в глазах общественности.

функции пресс службы

Функции пресс-службы в сфере PR

Выстраивание диалога пресс-службы и СМИ – лишь часть обязанностей PR-подразделения компании. В случае, если в структуре компании нет PR-отдела, его функции ложатся на пресс-службу или передаются на аутсорсинг. Какие функции может выполять современная пресс-служба:

1. Планирование и осуществление информационной политики компании.

2. Спичрайтинг - подготовка информационных сообщений, заявлений, поздравлений, отчетов.

3. Координация работы официального сайта компании, поддержание интерактивных сервисов.

4. Мониторинг общественного мнения, общественно-политической ситуации, анализ конкурентной среды для планирования деятельности компании.

5. Планирование PR, разработка PR-кампаний, проведение рекламных мероприятий, выпуск рекламно-информационной продукции.

6. Консультации в области Public Relations представителям высшего руководства компании и руководителям подразделений.

7. Анализ внутрикорпоративных коммуникаций, разработка антикризисных программ и стратегий внутреннего пиара, направленных на улучшение рабочего климата и повышение эффективности работы организации. Проведение внутрикорпоративных мероприятий, выпуск корпоративных изданий.

8. Оценка эффективности PR-деятельности компании.

Особенности внешней пресс-службы

Коммерческие организации нередко предпочитают внешнюю пресс-службу созданию собственного структурного подразделения. Внешняя (удаленная, вынесенная) пресс-служба оправдана рядом преимуществ и имеет свою специфику.

  • Внешняя пресс-служба – это организация, специализирующаяся на оказании PR-услуг и работающая с другими организациями по долгосрочному контракту (на аутсорсинге).
  • Внешняя пресс-служба предполагает более высокие гарантии качества и оперативности работы в сфере связей с общественностью.
  • Использование услуг удаленной пресс-службы приводит к экономии средств от организации собственного подразделения такого рода.
  • Договор с пресс-службой на аутсорсинге предполагает четко ограниченный перечень работ с фиксированной стоимостью и четкими показателями эффективности, что позволяет получить гарантированный результат.
  • Внешняя пресс-служба является удобным инструментом организации отдельных PR-проектов: крупных конференций, информационных дней, выставок и т.д. Если тесная работа компании со СМИ и внешними организациями осуществляется лишь во время разовых мероприятий, то наиболее экономичным и эффективным методом будет именно привлечение профессиональной пресс-службы на аутсорсинг.

Что вы планируете заказать на аутсорсе в 2017году