Основные этапы подготовки к выставке можно представить так:

• анализ целей и задач выставки
• создание концепции представления продуктов, услуг вашей компании
• выбор площадки для проведения мероприятий
• планирование затрат и эффектиновсти
• разработка визуальной концепции выставки (выбор общей стилистики стенда, разработка дизайн-макета стенда, выставочных материалов)
• изготовление выставочного оборудования
• подготовка информационных материалов: технических описаний, прайс-листов, пресс релиз выставки, каталогов, брошюр, флайеров, лисовок, папок стендистов, анкет посетителей, визиток и др.
• подготовка промо- и рекламных материалов
• создание фирменного стиля формы для участников выставки, разработка бейджей
• тренинги для участников выставочного мероприятия
• создание и реализация плана PR-поддержки в СМИ, информирование партнеров, рассылка приглашений на выставки
• подготовка партнерских мероприятий в рамках выставки
• организация участия в выставке
• фиксирование результатов выставки (фото- и видеосъемка)
• анализ результатов

Залогом успеха при подготовке к любому мероприятию может служить грамотно составленный чек-лист (check-list), в котором должны быть не только указаны пункты, которые необходимо реализовать, но и должны быть указаны точные сроки, ответственные лица и предусмотрены кризисные действия при неблагоприятном течении событий - то есть, возможные запасные варианты на случай срыва основного плана.

Чек-лист должен быть донесен до исполнителей, утвержден руководством и согласован со всеми участниками и организаторами мероприятия. Важно, чтобы отчет о результатах подготовки к выставочному мероприятию доводился до одного лица, в чьи компетенции входит непосредственная организация мероприятия. Также немаловажно грамотное построение информационного обеспечения процесса организации мероприятия, поскольку отсутствие налаженной связи между участниками может приводить к нежелательным последствиям, исправить которые в момент их выявления бывает довольно сложно, а иногда и совсем поздно.

С особенностями организации выставок можно более подробно ознакомиться в нашем материале.

---